Секретарь / офис-менеджер

Вакансия компании Союз «Магнитогорская торгово–промышленная палата»

Магнитогорская торгово-промышленная палата – негосударственная некоммерческая организация, основанная на добровольном членстве, объединяющая организации различных форм собственности, а также частных и индивидуальных предпринимателей. Магнитогорская ТПП учреждена в 1998 году в целях содействия развитию экономики города Магнитогорска и ее интегрированию в российскую и мировую хозяйственную систему, формированию современной промышленной, финансовой и торговой инфраструктуры, созданию благоприятных условий для предпринимательской деятельности, урегулированию отношений предпринимателей с их социальными партнерами.

Обязанности:

• Основные функции заключаются в обеспечении работы офиса. В данный пункт входит заказ канцтоваров, расходных материалов, статистических сборников и иной литературы, необходимой для выполнения сотрудниками своих прямых обязанностей. Собирать заявки на канцтовары по отделам (один раз в квартал или по необходимости), обобщить и направить в бухгалтерию для рассмотрения и утверждения руководителем. Ведение учета складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.
• Прием и разбор корреспонденции не менее 2 раз в день, поступающий на офисный электронный почтовый ящик или в печатном варианте. Прием корреспонденции у почтальона, доставка для организации с отделения связи и отправка корреспонденции с разных отделов, сортировка почты по отделам. Передавать документы, поступившие от бухгалтерии, по отделам. Регистрация входящих и исходящих документов на бумажных и электронных носителях, регистрация документов в системе КИС. Подготовка и рассылка информационных писем (на различные темы) членам палаты, партнерам палаты, органы местного самоуправления и т.д. Подготовка почтовых отправлений и отправка почтовой корреспонденции Почтой России или курьерской службы с разных отделов. Передача корреспонденции после рассмотрения руководителя в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов, прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации, подготовка документов и материалов, необходимые для работы руководителя.
• Ведение делопроизводства и профессиональной учетно-отчетной документации. Ведение архива. Ведение табеля, наличие информации по перемещению работников. Консультация посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принятие мер по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Заполнение и регистрация договоров. Оформление экспертных заключений (печати, пломбы, регистрация). Оформление документов по оплате услуг (чеки, приходные ордера). Оказание помощи клиентам при заполнении заявки (договора).
• Сопровождение фирменного стиля: взаимодействие с подрядчиками, участие в подготовке рекламной и сувенирной продукции: буклеты, открытки, календари, пакеты, ручки, брошюры и т.п.
• Сбор информации по обучению экспертов. Подготовка и рассылка писем по обучению, сбор заявок на обучение, составление, подписание и отправка договоров, внесение данных в таблицу, сканирование удостоверений в индивидуальные папки.
• Тимбилдинг и повышение мотивации сотрудников, путем организации корпоративных мероприятий. Организация встреч, совещаний, переговоров руководителя с его посетителями, организация чаи и кофе. Организация поздравлений сотрудников офиса с днем рождения (подготовка поздравления, информирование сотрудников о месте и времени поздравления).
• Помощь специалистам всех отделов в копировании, сканировании документов и проведении разного рода мероприятий по всем отделам. Выполнение поручений руководителя.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.
• Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Прием телефонных звонков, перевод звонков по отделам, оказание консультации (по возможности) по интересующим их вопросам и подпор необходимого специалиста (организации). Проведение телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение её до руководителя, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременное доведение до его сведения информации, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем, оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников.
• Подготовка поздравительных открыток (по списку от отдела координации членам и партнёрам палаты) к Новому году, 23 февраля, 8 марта, 9 мая и т.д., а также подготовка и публикация поздравлений членам палаты, партнерам, коллегам и т.д.

Требования:

• Внимательность.
• Ответственность.
• Грамотно поставленная речь.
• Коммуникабельность.
• Знание MS OFFICE (базово).

Условия:

• 5 дневная рабочая неделя.
• Рабочий день с 08.30 до 17.30.
• Оформление по ТК РФ.
• Дружный коллектив.